Wie kann ich Lücken in der Nummernserie beheben??
Es ist wichtig, dass bei Ihren Dokumenten fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden. Falls Lücken zu finden sind, sollten Sie verstehen, wie das passieren konnte und wie Sie diese füllen können.
Wieso habe ich Lücken in meiner Nummernserie?
Der häufigste Grund bei Lücken in der Nummernfolge ist, dass Rechnungen erstellt worden sind und anschließend wieder gelöscht wurden. War es das letzte Dokument in der Nummernfolge, ist dies kein Problem und die Rechnungsnummer wird erneut vergeben. Haben Sie aber z.B. Rechnung 1, Rechnung 2 und Rechnung 3 erstellt und löschen Rechnung 2, entsteht die Lücke „2“ in der Nummernserie, die nicht automatisch neu vergeben wird.
Häufig klickt man aus Versehen auf „Neu“ und merkt es gar nicht.
Im Journal können Sie relativ schnell feststellen, ob Lücken entstanden sind. Klicken Sie einfach auf „Dokument“ und die Ansicht sortiert sich nach dieser Spalte entweder auf- oder absteigend (abhängig davon, ob Sie ein- oder zweimal auf die Spaltenüberschrift klicken).
Wie kann ich die Lücken wieder füllen?
Um die Lücke zu füllen gehen Sie bitte auf Einstellungen -> Nummernserien -> Rechnungen. Hier wird die nächste Nummer angezeigt. Klicken Sie in das Feld „Nächste Nummer“ und überschreiben Sie die angezeigte Nummer mit der ersten Lücke (in unserem Fall die „2“). Faktum Faktura füllt beim Erstellen jeder neuen Rechnung erst die entstandenen Lücken und überspringt dabei natürlich bereits vergebene Rechnungsnummern.
Sollten Sie Hilfe benötigen oder weitere Fragen zu diesem Thema haben, zögern Sie nicht mit uns in Kontakt zu treten.