Rechnungen
Neue Rechnung
Um eine neue Rechnung zu erstellen, gehen Sie in dem Bereich “Dokumente”. Hier ist zunächst alles grau hinterlegt, sofern keine Rechnung erstellt worden ist. Mit einem Klick auf “Neu” öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auswählen können, ob die neu erstellte Rechnung die vorgeschlagene Rechnungsnummer haben soll oder mit einer anderen Nummer beginnen soll. Bestätigen Sie mit “Ok”, haben Sie eine neue Rechnung angelegt.
Rechnung weiterführen
Wenn Sie eine Rechnung geschrieben haben, gibt es über den Button “Weiterführen” die Möglichkeit, andere Dokumente aus dieser Rechnung zu erstellen. Dabei können Sie aus der Rechnung eine Gutschrift, einen Lieferschein oder auch eine Mahnung hervorgehen lassen. Hierüber können Sie nicht nur ein Duplikat der Rechnung erstellen, sondern auch eine Abschlagsrechnung oder Positionen aus der Rechnung einem anderen Dokument hinzufügen. Der Vorteil dabei ist, dass alle Positionen aus dem Dokument übernommen werden. Außerdem wird, je nachdem, welches Dokument Sie aus der Rechnung erstellen, der Begrüßungs- und der Abschlusstext auf das neue Dokument angepasst.
Positionen einem Dokument hinzufügen
Wenn Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie über den Button “Weiterführen” alle Positionen aus dem geöffneten Dokument einem anderen Dokument hinzufügen. Dies kann eine Gutschrift, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder auch ein Lieferschein sein. Wenn Sie auf “Diese Positionen einem Dokument hinzufügen” klicken, erscheint ein Fenster, in welchem Sie auswählen können, welchem Dokument die Positionen hinzugefügt werden sollen. Faktum Faktura zeigt automatisch alle Dokumente an, die an denselben Kunden gehen und noch in Bearbeitung sind (Status: Entwurf).
Diese Funktion eignet sich gut dazu, beispielsweise zwei Rechnungen in einer zu vereinen. Diese Funktion können Sie bei allen Dokumenten außer bei einer Mahnung anwenden.
Rechnung löschen
Wenn eine Rechnung abgeschlossen wurde, ist es nicht mehr möglich das Dokument zu bearbeiten oder zu löschen.
Sollte Ihnen doch mal ein Fehler unterlaufen sein oder Sie voreilig auf „Abschließen“ geklickt haben, können Sie das Dokument ganz einfach stornieren. Um nicht die Rechnung erneut schreiben zu müssen, können Sie das alte Dokument einfach duplizieren. Informationen und eine ganz einfache Anleitung, wie dies geht, finden Sie hier.
Druckvorschau
Mit der Druckvorschau sehen Sie, wie Ihr Dokument ausgedruckt aussehen wird. Drucken oder speichern aus dieser Ansicht verändert den Status des Dokumentes nicht.
Dokumentkopie
Haben Sie ein abgeschlossenes Dokument vor sich, können Sie mit dem Button “Dokumentkopie” dieses Dokument noch einmal ausdrucken, als PDF speichern oder als Email versenden. Möchten Sie, dass dieses Dokument als KOPIE gekennzeichnet ist, können Sie dies in den “Einstellungen” unter “Layouteinstellungen” vornehmen. Hierzu finden Sie Erklärungen in dem Bereich “Layouteinstellungen”.
Artikel hinzufügen
Wenn Sie eine Rechnung erstellen und Artikel hinzufügen möchten, können Sie dies über den Button “Artikel hinzufügen” tun, den Sie über der Tabelle links oben finden. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein kleines Fenster mit all Ihren angelegten Artikeln. Über die Suchfunktion oben können Sie nach bestimmten Artikeln suchen. Unten können Sie mit den Pfeilen nach oben oder unten einstellen, mit welcher Mengenangabe der Artikel in der Rechnung erscheinen soll. Die Menge können Sie auch per Tastatur eingeben. Mit einem Klick auf “Hinzufügen” wird dieser Artikel mit der eingestellten Menge in die Tabelle eingefügt. Wenn Sie einen weiteren Artikel hinzufügen möchten, können Sie nach weiteren Artikeln suchen und wie oben beschrieben vorgehen. Als Menge wird der zuletzt verwendete Wert vorgeschlagen.
Um einen Artikel einzufügen, der noch nicht in Ihrer Artikelliste vorhanden ist, klicken Sie in der Tabelle unten auf “Zeile einfügen”. So können Sie dann alle den Artikel betreffenden Informationen in die einzelnen Spalten eintragen.
Zeile einfügen
Mit dem Button “Zeile einfügen” können Sie in Ihrer Tabelle über andere Positionen eine Zeile hinzufügen. Über dem ausgewählten Artikel erscheint dann eine leere Artikelzeile, die Sie manuell mit Artikelinformationen füllen können.
Position entfernen
Wenn Sie einen Artikel doch nicht in Ihrer Rechnung haben möchten, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf “Entfernen”. So wird dieser Artikel von der Rechnung gelöscht.
Reihenfolge ändern
Mit den grünen Pfeilen oberhalb der Tabelle können Sie die Reihenfolge der einzelnen Positionen in der Tabelle ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Zeile aus und klicken Sie auf einen der Pfeile, um sie nach oben oder unten zu bewegen.
Artikel speichern/ duplizieren
Unter “Ändern” finden Sie die Funktionen “Als Artikel speichern” und “Duplizieren”.
Wenn Sie in Ihre Tabelle einen Artikel eingeben, den Sie noch nicht in Ihrer Artikelliste gespeichert haben, können Sie diesen über die Funktion “Als Artikel speichern” direkt zu Ihrer Artikelliste hinzufügen. Möchten Sie gerne einen Artikel aus der Tabelle beispielsweise in einer anderen Farbe oder Größe wiederholen, können Sie ihn über die Funktion “Duplizieren” verdoppeln und den Text in der Bezeichnung verändern.
Begrüßungstext
Der Punkt “Begrüßungstext” erlaubt es Ihnen, einen frei formulierbaren Text zu schreiben, welcher auf dem Dokument oberhalb der aufgeführten Positionen zu sehen ist. Mit dem Button “fx” können Sie Textfunktionen aus dem Programm einfügen, wie zum Beispiel Inhalte aus Kundendaten oder auch Ihre eigenen Firmendaten. Ihren Text können Sie in fett gedruckter Schrift auf Ihrem Dokument erscheinen lassen, dafür gibt es die Funktion “B”. Mit der Funktion “I” können Sie Ihren Text kursiv schreiben. Um einen TAB in Ihrem Text einzufügen, können Sie dieses Symbol verwenden: “→│”.
Für Ihren Begrüßungstext können Sie auch einen Standardtext in den Einstellungen unter “Dokumenteneinstellungen” festlegen.
Abschlusstext
Der Punkt “Abschlusstext” erlaubt es Ihnen, einen frei formulierbaren Text zu schreiben, welcher auf dem Dokument oberhalb der aufgeführten Positionen zu sehen ist. Mit dem Button “fx” können Sie Textfunktionen aus dem Programm einfügen, wie zum Beispiel Inhalte aus Kundendaten oder auch Ihre eigenen Firmendaten. Ihren Text können Sie in fett gedruckter Schrift auf Ihrem Dokument erscheinen lassen, dafür gibt es die Funktion “B”. Mit der Funktion “I” können Sie Ihren Text kursiv schreiben. Um einen TAB in Ihrem Text einzufügen, können Sie dieses Symbol verwenden: “→│”.
Für Ihren Begrüßungstext können Sie auch einen Standardtext in den Einstellungen unter “Dokumenteneinstellungen” festlegen.