Rechnungen

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Neue Rechnung

Um eine neue Rechnung zu erstellen, gehen Sie in dem Bereich “Dokumente”. Hier ist zunächst alles grau hinterlegt, sofern keine Rechnung erstellt worden ist. Mit einem Klick auf “Neu” öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auswählen können, ob die neu erstellte Rechnung die vorgeschlagene Rechnungsnummer haben soll oder mit einer anderen Nummer beginnen soll. Bestätigen Sie mit “Ok”, haben Sie eine neue Rechnung angelegt.

 

Rechnung weiterführen

Wenn Sie eine Rechnung geschrieben haben, gibt es über den Button “Weiterführen” die Möglichkeit, andere Dokumente aus dieser Rechnung zu erstellen. Dabei können Sie aus der Rechnung eine Gutschrift, einen Lieferschein oder auch eine Mahnung hervorgehen lassen. Hierüber können Sie nicht nur ein Duplikat der Rechnung erstellen, sondern auch eine Abschlagsrechnung oder Positionen aus der Rechnung einem anderen Dokument hinzufügen. Der Vorteil dabei ist, dass alle Positionen aus dem Dokument übernommen werden. Außerdem wird, je nachdem, welches Dokument Sie aus der Rechnung erstellen, der Begrüßungs- und der Abschlusstext auf das neue Dokument angepasst.

 

Positionen einem Dokument hinzufügen

Wenn Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie über den Button “Weiterführen” alle Positionen aus dem geöffneten Dokument einem anderen Dokument hinzufügen. Dies kann eine Gutschrift, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder auch ein Lieferschein sein. Wenn Sie auf “Diese Positionen einem Dokument hinzufügen” klicken, erscheint ein Fenster, in welchem Sie auswählen können, welchem Dokument die Positionen hinzugefügt werden sollen. Faktum Faktura zeigt automatisch alle Dokumente an, die an denselben Kunden gehen und noch in Bearbeitung sind (Status: Entwurf).

Diese Funktion eignet sich gut dazu, beispielsweise zwei Rechnungen in einer zu vereinen. Diese Funktion können Sie bei allen Dokumenten außer bei einer Mahnung anwenden.

 

Rechnung löschen

Wenn eine Rechnung durch Ausdruck, PDF-Speicherung, Email-Versand oder Statusänderung abgeschlossen wurde, ist das Ändern oder Löschen der Rechnung nicht ohne Weiteres möglich.

Falls die Rechnung am selben Tag abgeschlossen wurde, dann ist es möglich, ihren Status auf “Entwurf” zu setzen. Dann können Sie diese verändern oder löschen.

Sollten Sie eine ältere Rechnung nachträglich ändern oder löschen wollen, können Sie in den Einstellungen unter “Sonstiges” auf “Geschlossene Dokumente neu öffnen” die Bearbeitung erneut aktivieren. Dann öffnen Sie das Dokument, setzen den Status auf Entwurf und können die Rechnung bearbeiten oder auch löschen.

Falls zu einer Rechnung schon eine Zahlung registriert oder eine Mahnung erstellt wurde, lässt sich die Rechnung auch nach Aktivierung (wie oben erklärt) nicht zurück auf “Entwurf” setzen. Um dennoch nachträglich Änderungen zu machen, müssen Sie zunächst zugehörige Zahlungen und oder Mahnungen löschen.

WICHITG: Der Modus “Geschlossene Dokumente neu öffnen” deaktiviert sich nach 24 Stunden automatisch.

 

Druckvorschau

Mit der Druckvorschau sehen Sie, wie Ihr Dokument ausgedruckt aussehen wird. So können Sie Fehler korrigieren, sodass gleich das richtige Dokument ausgedruckt wird.

 

Dokumentkopie

Haben Sie ein abgeschlossenes Dokument vor sich, können Sie mit dem Button “Dokumentkopie” dieses Dokument noch einmal ausdrucken, als PDF speichern oder als Email versenden. Möchten Sie, dass dieses Dokument als KOPIE gekennzeichnet ist, können Sie dies in den “Einstellungen” unter “Layouteinstellungen” vornehmen. Hierzu finden Sie Erklärungen in dem Bereich “Layouteinstellungen”.

 

Artikel hinzufügen

Wenn Sie eine Rechnung erstellen und Artikel hinzufügen möchten, können Sie dies über den Button “Artikel hinzufügen” tun, den Sie über der Tabelle links oben finden. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein kleines Fenster mit all Ihren angelegten Artikeln. Über die Suchfunktion oben können Sie nach bestimmten Artikeln suchen. Unten können Sie mit den Pfeilen nach oben oder unten einstellen, mit welcher Mengenangabe der Artikel in der Rechnung erscheinen soll. Die Menge können Sie auch per Tastatur eingeben. Mit einem Klick auf “Hinzufügen” wird dieser Artikel mit der eingestellten Menge in die Tabelle eingefügt. Wenn Sie einen weiteren Artikel hinzufügen möchten, können Sie nach weiteren Artikeln suchen und wie oben beschrieben vorgehen. Als Menge wird der zuletzt verwendete Wert vorgeschlagen.

Um einen Artikel einzufügen, der noch nicht in Ihrer Artikelliste vorhanden ist, klicken Sie in der Tabelle unten auf “Zeile einfügen”. So können Sie dann alle den Artikel betreffenden Informationen in die einzelnen Spalten eintragen.

 

Zeile einfügen

Mit dem Button “Zeile einfügen” können Sie in Ihrer Tabelle über andere Positionen eine Zeile hinzufügen. Über dem ausgewählten Artikel erscheint dann eine leere Artikelzeile, die Sie manuell mit Artikelinformationen füllen können.

 

Position entfernen

Wenn Sie einen Artikel doch nicht in Ihrer Rechnung haben möchten, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf “Entfernen”. So wird dieser Artikel von der Rechnung gelöscht.

 

Reihenfolge ändern

Mit den grünen Pfeilen oberhalb der Tabelle können Sie die Reihenfolge der einzelnen Positionen in der Tabelle ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Zeile aus und klicken Sie auf einen der Pfeile, um sie nach oben oder unten zu bewegen.

 

Artikel speichern/ duplizieren

Unter “Ändern” finden Sie die Funktionen “Als Artikel speichern” und “Duplizieren”.

Wenn Sie in Ihre Tabelle einen Artikel eingeben, den Sie noch nicht in Ihrer Artikelliste gespeichert haben, können Sie diesen über die Funktion “Als Artikel speichern” direkt zu Ihrer Artikelliste hinzufügen. Möchten Sie gerne einen Artikel aus der Tabelle beispielsweise in einer anderen Farbe oder Größe wiederholen, können Sie ihn über die Funktion “Duplizieren” verdoppeln und den Text in der Bezeichnung verändern.

 

Begrüßungstext

Der Punkt “Begrüßungstext” erlaubt es Ihnen, einen frei formulierbaren Text zu schreiben, welcher auf dem Dokument oberhalb der aufgeführten Positionen zu sehen ist. Mit dem Button “fx” können Sie Textfunktionen aus dem Programm einfügen, wie zum Beispiel Inhalte aus Kundendaten oder auch Ihre eigenen Firmendaten. Ihren Text können Sie in fett gedruckter Schrift auf Ihrem Dokument erscheinen lassen, dafür gibt es die Funktion “B”. Mit der Funktion “I” können Sie Ihren Text kursiv schreiben. Um einen TAB in Ihrem Text einzufügen, können Sie dieses Symbol verwenden: “→│”.

Für Ihren Begrüßungstext können Sie auch einen Standardtext in den Einstellungen unter “Dokumenteneinstellungen” festlegen.

 

Abschlusstext

Der Punkt “Abschlusstext” erlaubt es Ihnen, einen frei formulierbaren Text zu schreiben, welcher auf dem Dokument oberhalb der aufgeführten Positionen zu sehen ist. Mit dem Button “fx” können Sie Textfunktionen aus dem Programm einfügen, wie zum Beispiel Inhalte aus Kundendaten oder auch Ihre eigenen Firmendaten. Ihren Text können Sie in fett gedruckter Schrift auf Ihrem Dokument erscheinen lassen, dafür gibt es die Funktion “B”. Mit der Funktion “I” können Sie Ihren Text kursiv schreiben. Um einen TAB in Ihrem Text einzufügen, können Sie dieses Symbol verwenden: “→│”.

Für Ihren Begrüßungstext können Sie auch einen Standardtext in den Einstellungen unter “Dokumenteneinstellungen” festlegen.